Контакт-центр для конференций и выставок

Сейчас инструментов продвижения мероприятий много: e-mail рассылки, SMM, телевидение, наружная реклама. Опытные ивентщики легко добавят своих вариантов. Буду писать только про то, что относится к телефонным звонкам:

1. Начинать приглашать заранее. Если привлекаем совсем новых клиентов, которые ещё не знают о Вашем бренде или мероприятии, то начать лучше месяца за полтора. Чтобы можно было успеть отточить разговоры и грамотно, без спешки затянуть клиентов в Вашу воронку продаж. e-mail'ы, группы в соц.сетях будут постепенно подогревать холодных клиентов. Если привлекаем клиентов, знакомых как минимум с брендом компании, то идеальное время старта - за две недели до мероприятия. Тогда клиенты успеют запланировать посещение и не забыть о его проведении.

2. Постоянно приглашать новых посетителей. В какой-то момент текущая база клиентов нарастёт до того, что может обеспечить явку на мероприятие. Это отлично, но главное не останавливаться в приглашении новых. Отток также не менуем, и чтобы в будущем исключить проседания, лучше небольшие силы оставить на постоянное вовлечение новых клиентов. На эту работу можно посадить человека в штате, главное, чтобы такие звонки были основной деятельностью сотрудника. Тогда в период активных звонков аутсорсерами - можно будет получить этому сотруднику контроль контакт-центра.

3. Не делать лишних звонков. Другими инструментами имеет смысл "окружить" клиента так, чтобы у него сложилось ощущение, что кругом и разговоров, как только о Вашем мероприятии. Звонками же окружать его не надо. Всё таки звонок обеспечивает гораздо более близкий контакт с клиентом. Представьте, что Вы часто-часто приходите к нему лично. Никто такой назойливости не обрадуется.

4. Контролировать подрядчика. Правило конечно универсальное, просто в суматохе предстоящего мероприятия времени не остаётся совсем. Ещё и поэтому лучше начать заранее и тогда отточить инструмент. В любом случае может получится кому то делегировать этот процесс. В крайнем случае просто каждый день писать подрядчику, чтобы он прислал записи разговоров. Послушать парочку в машине/транспорте в современном мире можно. Даже если не получится - постоянная видимость контроля тоже дисциплинирует.

5. Обязательно подтверждать посещение непосредственно перед мероприятием. Нужно учитывать, что порядка 25% на бесплатное мероприятие не придут в любом случае. На нашем опыте если не позвонить за день до мероприятия - половина не придёт, иногда приходится так играть с заполняемостью, если первоначально оказалось слишком много желающих, а увеличить площадку не удаётся.

Чтобы подтвердить наш опыт вот две ссылки на благодарственные письма от устроителей мероприятий: первая и вторая.

Удачи Вам в этом сложном и интересном деле - организации мероприятий!